KLAX-Archiv
Wußten Sie, daß sich die Papiermenge in den Büros etwa alle vier Jahre verdoppelt?Rund 95% der Informationen in Geschäftsvorgängen sind heute immer noch auf Papier festgehalten. Die Folge ist ein durchschnittlicher Rückgang der Produktivität im Bürobereich von jährlich bis zu 6%! Eine Untersuchung hat ergeben, daß im Durchschnitt 9 Minuten nach einem Vorgang im herkömmlichen Archiv gesucht wird. Hier schafft KLAX-ARCHIV rasch und wirkungsvoll Abhilfe: Dokumente sind nicht nur in Sekundenschnelle gefunden, von mehren Arbeitsplätzen kann gleichzeitig – auch von Ferne her – auf Akten, Briefe oder Bilder zugegriffen werden. In den recherchierten Akten kann geblättert, interessante Details oder ganze Schriftstücke können ausgedruckt oder direkt aus dem System beispielsweise per Fax oder eMAIL versandt werden. KLAX-ARCHIV erhöht Ihre Produktivität und Untersuchungen zeigen, daß sich die Investition schnell amortisiert.
Nutzen & Vorteile:
- Sekundenschnelles Finden aller Dokumente im Archiv,
- Einfaches, platzsparendes Zusammenstellen und Verwalten von Akten,
- Gleichzeitiges Arbeiten mit derselben Akte, auch aus der Ferne her,
- Erstellen, drucken und versenden von Dokumenten in einem Arbeitsgang,
- Komfortables Duplizieren und sicheres archivieren von Akten aller Art.
Innovativ & anerkannt
Das KLAX-ARCHIV wurde mit modernsten Werkzeugen, mit Visual Objects von Computer Associates, objektorientiert entwickelt, vom Regierungsbeauftragten für Technologietransfer Baden-Württemberg geprüft und empfohlen, von der Steinbeis-Stiftung für Wirtschaftsförderung begutachtet und als zukunftsfähiges Innovationsprodukt eingestuft.
Urkundenecht & sicher
KLAX-ARCHIV erfüllt die Forderungen nach Dokumentenechtheit gemäß § 238 ff. HGB und § 146 ff. AO sowie BUNDESSTEUERBLATT, Ausg. B, S. 737-747, Dez. 1995 “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)”. Hierarchisches Sicherheitskonzept, gestaffelte Zugriffsrechte, doppelte Verkryptung der Passwörter.
Entweder Scannen…
Integrierte Dokumentenaufnahme per Scanner von A7 bis A0. Normales und auch Massenscannen per Hochleistungsscanner. Mehrseitiges Scannen und Verwalten von Dokumenten. Ein Dokument kann aus beliebig vielen Seiten/Objekten bestehen. Zusammenstellen von Katalogen und Präsentationen, von Mappen und Akten aus archivierten und zu archivierenden Dokumenten.
… oder direkt ins System
Per COLD-Funktion (Computer Output to Laser Disc) von KLAX-ARCHIV (optional) werden beliebige Text-Dateien, die als ASCII-Datei vorliegen, (z.B. Briefe, die mit einer Textverarbeitung erzeugt wurden, oder Rechnungen aus einem Warenwirtschaftsprogramm) übernommen, vollautomatisch indiziert und archiviert. So abgelegte Dateien werden automatisch mit den vorher definierten Suchschlüsseln übernommen und stehen dann sowohl mit diesen als auch per Volltextrecherche zur Verfügung. Die Dokumente können in die verwendeten Vordrucke des Unternehmens wie etwa Lieferschein- oder Rechnungsvordrucke weitgehend paßgenau ausgedruckt werden.
KLAX-DokumentenManagementSystem
Der TIF-Maker
Mit dem integrierten TIF-Maker können windowserzeugte Dateien (z.B. aus Word für Windows, aus Excel oder aus einer Windows-Fibu etc.) unter Windows 95 direkt und dokumentenecht ins Archiv übernommen werden.
“Lebende Dateien”
Mit der integrierten Funktion Open Dokuments können auch nichtgrafische Dokumente (“lebende” Dateien wie .XLS, .DOC, .PDF) direkt ins Archiv übernommen werden, wobei die jeweils vorhandene Software gestartet und verwendet wird. Das archivierte Dokument bleibt als Original stets unveränderbar, wohingegen Kopien aufgerufen, weiterverarbeitet und geändert erneut archiviert werden können.
Texte erkennen
Die integrierte Fähigkeit zur OCR-Texterkennung arbeitet z.B. mit OmniPage interaktiv zusammen. Nach der Texterkennung wird der Text in die Volltextdatenbank eingetragen und kann per Volltextrecherche durchsucht werden. Manuell übernommener, indexierter Text wird nach diesen, von Nutzer vorgegebenen, Begriffen gesucht und gefunden.
Damit ist jetzt Schluß:
- Eine bestimmte Akte ist ausgerechnet dann nicht zu finden, wenn ein dringender Termin ansteht.
- Kostbarer Raum geht für Aktenregale verloren und kann betriebswirtschaftlich nicht effektiver genutzt werden.
- Lange Wege ins Archiv sind oft umsonst, weil ein bestimmter Vorgang trotz aller Sucherei unauffindbar ist.
- Die Ablagestruktur läßt Übergaben nur nach langer Einweisung zu.
Texte schnell finden
Die in KLAX-ARCHIV integrierte Volltextrecherche sucht in übernommenen Texten und in den zu den Dokumenten gehörenden Indizes nach eingegebenen Begriffen und zeigt die gefundenen Dokumente in Listenform an.