Wußten Sie, dass sich die Papiermenge in den Büros etwa alle vier Jahre verdoppelt? Rund 95% der Informationen in Geschäftsvorgängen sind heute immer noch auf Papier festgehalten. Die Folge ist ein durchschnittlicher Rückgang der Produktivität im Bürobereich von jährlich bis zu 6%! Eine Untersuchung hat ergeben, dass im Durchschnitt 9 Minuten nach einem Vorgang im herkömmlichen Archiv gesucht wird. Hier schafft das DoMaSy-Modul rasch und wirkungsvoll Abhilfe: Dokumente sind nicht nur in Sekundenschnelle gefunden, von mehren Arbeitsplätzen kann gleichzeitig – auch von Ferne her – auf Akten, Briefe oder Bilder zugegriffen werden. In den recherchierten Akten kann geblättert, interessante Details oder ganze Schriftstücke können ausgedruckt oder direkt aus dem System per E-MAIL versandt werden. Das DoMaSy-Modul erhöht Ihre Produktivität und Untersuchungen zeigen, dass sich die Investition schnell amortisiert.
Nutzen & Vorteile:
- Sekundenschnelles Finden aller Dokumente im Archiv,
- Einfaches, platzsparendes Zusammenstellen und Verwalten von Akten,
- Gleichzeitiges Arbeiten mit derselben Akte, auch aus der Ferne her,
- Erstellen, drucken und versenden von Dokumenten in einem Arbeitsgang,
Das DoMaSy-Modul wird eingesetzt, um schnell und einfach das äußerst
zeit- und kostenaufwendige analoge Ablagesystem zu digitalisieren.
Sie erhalten so die
- Digitale Kundenakte
- Digitale Personalakte
- Digitale Firmenakte
- Digitale Krankenkassenakte
Durch die Anbindung an die Programme Klax-Personalabrechnung, Klax-Auftragsbearbeitung werden folgende Dokumente, die in der Personalabrechnung und Auftragsbearbeitung generiert werden, automatisch und vollständig übernommen und zugeordnet.
- Ausgangs-Rechnungen
- Aufträge
- endg. Beitragsabrechnung
- vorl. und endg. Beitragsnachweis
- Lohnjournal
- Lohnkonto
- Lohnsteuer-Anmeldung
- Beitragsabr. ELNW
Die Dokumente sind nicht manipulierbar.
Ãœber die View-Funktion kann auf jedes Dokument eindeutig zugegriffen werden, am Bildschirm angezeigt und auch ausgedruckt werden.
Dokumente, die Sie mit anderen Programmen erstellen, werden durch unterschiedliche Importfunktionen in das Archiv übernommen:
Word-AddIn und Excel-AddIn
Das Dokument wird zu einem Pdf-Datei konvertiert und kann eindeutig indiziert werden. Auch wenn die Originaldatei gelöscht wird, bleibt die Archivdatei erhalten. Durch eine entsprechende System-Rechteverwaltung wird verhindert, dass modifizierte Dokumente vom Anwender unter gleichem Namen gespeichert werden können. Durch eine Kennwortvergabe beim einzelnen Pdf-Dokument kann der Zugriff weiter gesteuert werden.
Explorer-AddIn
Jede Datei kann an das Archiv gesendet werden. Es wird als Kopie im Orginalformat gespeichert. Es gehen keine Informationen verloren.
Archivieren von E-Mails
Eine E-Mail kann komplett inklusive Anlagen in das Archiv übernommen werden. Die Anlagen können auch getrennt übernommen werden.. Änderungen an der archivierten E-Mail sind nicht möglich. Wird die Orginal-E-Mail gelöscht, bleibt die Archiv-Kopie erhalten. Das Prozedere ist in beiden Fällen ähnlich einfach: Mit “Drag and Drop” ziehen Sie die ganze E-Mail oder eben nur die Anlage in die Archivbox. Umgehend öffnet sich das DoMaSy-Modul und Sie können die E-Mail respektive Anlagen zuordnen.
Scan-Modul
Zu archivierende Unterlagen werden eingescannt und landen automatisch im benutzer- oder zentralen Archivpool. Durch die Verwendung des Benutzer-Archivpool kann verhindert werden, dass eingescannte Dokumente von anderen Benutzern eingesehen und verarbeitet werden können. Beide als Archivpool benützte Verzeichnisse können variabel festgelegt werden.ende Unterlagen werden eingescannt und landen automatisch im benutzer- oder zentralen Archivpool. Durch die Verwendung des Benutzer-Archivpool kann verhindert werden, dass eingescannte Dokumente von anderen Benutzern eingesehen und verarbeitet werden können. Beide als Archivpool benützte Verzeichnisse können variabel festgelegt werden.
